A3 REPORT – LEAN TOOL per il PROBLEM SOLVING

Vi è mai capitato di pianificare un programma di produzione per poi vederlo inatteso ? Di prevedere un fatturato per fine mese per poi andarci solo vicino ? Di acquistare un macchinario per poi scoprire che non ha la resa preannunciata dal costruttore ? Di stilare una lista di commissioni da fare nel pomeriggio per poi portarne a compimento solo metà ? Ebbene, partendo dalla affermazione che un problema non è altro che la differenza tra il risultato atteso e quello reale è evidente che siamo circondati da problemi sia in ambito privato che lavorativo.
Talvolta i problemi sono così complessi che anche solo descriverli risulta complicato e quindi non chiaro a tutti gli interlocutori, figurarsi la loro risoluzione.
Il tool A3 aiuta in questo senso a circoscrivere il problema, a studiare e poi implementare le soluzioni attraverso un percorso chiaro e logico, uno standard che utilizza i principi del visual management per renderlo intuitivo e semplice da attuare.

Si potrebbe dire che l’A3 Report rappresenta l’approccio lean al problem solving, infatti è stato sviluppato dall’azienda Toyota e prende spunto dagli insegnamenti di Deming e del suo PDCA Cycle, che si basa sul miglioramento continuo attraverso un approccio scientifico. La scelta è ricaduta sulla dimensione del foglio A3 perché al tempo era la misura di foglio più grande che fosse possibile usare nel fax, ed al suo interno viene suggerito l’intero processo di raggiungimento della soluzione ad un problema. L’utilizzatore è letteralmente accompagnato nella ricerca di una o più soluzioni.
La compilazione di questo foglio avviene coinvolgendo tutti gli attori interessati, qualsiasi sia il livello gerarchico in cui si trovano all’interno dell’azienda. Il loro pensiero viene sintetizzato in questo foglio A3, e deve essere facile da leggere e da capire. Il concetto di sintesi in questo caso è fondamentale, infatti le dimensioni ridotte del foglio fanno sì che l’argomento al centro del mio progetto sia circoscritto, in caso contrario lo suddividerò e realizzerò 2 o più attività di problem solving con 2 o più A3 Report ben distinti.
Lo strumento A3 Report ricalca quello che è il metodo scientifico per la risoluzione di un problema, in seguito denominato PDCA da Deming. Esso per motivi visual e quindi di facile e intuitivo utilizzo è stato risotto ad un foglio A3. Questo strumento è un chiaro processo logico che aiuta a focalizzare l’attenzione su singole azioni, strutturate, con metodo, anziché su ragionamenti e attività complicate. Ricordiamoci che il problema è solo un sintomo, noi dobbiamo andare a caccia delle cause alla radice.

Metodo scientifico e quindi PDCA che vengono riassunti in un foglio che deve essere riempito secondo un ordine ben preciso.

L’A3 Report si basa su fatti e ipotesi chiaramente documentati, obiettivi definiti, risultati più rapidi e follow-up per assicurare che i miglioramenti siano sostenuti.
L’A3 Report fornisce anche evidenza dell’accountability, è inoltre un chiaro strumento di comunicazione, coinvolgimento da parte del team, ed aiuta a pensare fuori dagli schemi.


Compilazione

Prima di tutto l’A3 Report deve avere un titolo, una data ed uno o più responsabili dell’aggiornamento, è per cui uno strumento che si modifica e aggiorna nel tempo e che coinvolge un team di persone.

Successivamente andrà compilato secondo un ordine ben preciso.

La parte sinistra è dedicata alla raccolta dati e circoscrizione del problema che richiederà la maggior parte del tempo e delle energie.
La parte destra è dedicata alle soluzioni e implementazione delle contromisure.

Il principio su cui si basa questo metodo di risoluzione problemi è delineato dal Toyota Production System in 7 semplici steps:

  1. Identificazione del problema o del bisogno.
  2. Contestualizzazione del problema, raccolta dati nel gemba.

5G

  1. Definizione degli obiettivi. Future state, desiderato.
  2. Analisi del problema al fine di definire le cause alla radice

Pareto

Ishikawa

4M+E

5Whys

5. Proporre azioni di contromisura ed implementarle

Action Plan

Definizione priorità

  1. Valutazione delle azioni intraprese

7. Standardizzazione

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