Che cos’è Lean Office

Questa immagine ha l'attributo alt vuoto; il nome del file è Lean_Office-1024x683.jpg

Oramai sappiamo tutto della Lean Manufacturing e delle sue origini collegate al Toyota Production System e se migliaia di aziende italiane hanno già avuto a che fare con la Lean in produzione, ancora poche hanno avviato progetti di trasformazione Lean negli uffici e nei processi di supporto alla produzione. Sicuramente, a giudicare dalle mille invenzioni di noi consulenti quali il Lean Marketing, Lean Engineering, Lean H&R, Lean Finance, etc. pare che una certa capacità di risposta sia bella e pronta anche per questa parte transazionale. Ma cos’è nella realtà Lean Office? E quali sono gli strumenti realmente da adottare?

A volte, qualche società di consulenza offre servizi di consulenza Lean Office legati banalmente a fare ordine e sistemare gli oggetti nelle sale riunioni e negli uffici ma, onestamente, questo rappresenta un aspetto minimale della vera Lean Office, quasi irrisorio rispetto alle vere potenzialità offerte. Rispondiamo subito dicendo quindi che Lean Office è riduzione degli sprechi nei processi di ufficio con conseguente riduzione del loro lead-time e maggiore standardizzazione delle attività. I vostri commerciali, a parità di complessità nell’emissione di un’offerta, a volte impiegano 2 giorni e a volte 8? E con un tempo medio di 5 giorni quando i concorrenti ne impiegano 2? Ecco, qui veramente serve applicare Lean Office! E situazioni analoghe, chiaramente, si possono trovare in tutti gli altri uffici dove al posto di un prodotto fisico si processano dati ed informazioni a partire dall’ufficio tecnico fino a chi stampa bolle di accompagnamento ed emette la fattura al cliente, oppure in realtà pure di servizio quali utilities, banche, enti pubblici, ospedali, etc.

La rimozione degli sprechi in questo contesto si basa prevalentemente su tecniche di mappatura dei processi al fine di individuare con una lente di ingrandimento meno “fisica” tali sprechi. La nostra società di consulenza è stata la prima in Italia ad introdurre il Makigami, mappatura di processo che è svolta in una prima versione AS-IS per poi procedere alla progettazione del TO-BE. Questa mappatura che deriva da mappature utilizzate nell’ambito Information Technology già negli anni ’90 negli Stati Uniti a volte è riferita come Swim-Lane. Il Makigami permette di scomporre il processo in attività seguendo il flusso e, per ogni attività, sono misurate performance quali:
– tempo ciclo
– lead time
– % di completezza ed accuratezza
– head count equivalent (tempo dedicato alla attvità durante la giornata)
– batch size (misura il WIP da processare)
– etc.
La mappatura Makigami è particolarmente flessibile e permette di personalizzare le metriche di misura performance.

Cosi’ come la mappatura VSM, il Makigami è portato avanti da un team di persone dedicate al processo e di solito è costruito in maniera “visual” tramite fogli e post-it. La figura sotto mostra per l’appunto una tipica mappatura Makigami tratta da un Kaizen dedicato alla supply-chain management in una nota società di servizi per l’energia.

Copyright Chiarini & Associati srl

Il disegno del TO-BE parte di solito cercando di capire quale sia il takt-time del processo analizzato. Così la fatturazione può avere una richiesta di emissione di 20 fatture medie giornaliere e l’ufficio acquisti un’emissione media di 5 ordini fornitori al giorno. Dopo aver ridotto il tempo ciclo totale del processo, tramite il takt-time si può bilanciare al meglio il processo stesso in termini di operatori dedicati; naturalmente previa riduzione sprechi e standardizzazione delle attività migliorate. La riduzione degli sprechi nei processi di servizio può passare attraverso decisioni quali:
– informatizzazione delle attività
– cambio di job-description, training, etc.
– strumenti Lean (5S, tabelloni visual, etc.)
– cambi di layout degli uffici
– etc.

Potete approfondire il team tramite questo video tratto dal nostro canale youtube, oppure richiedere un contatto alla nostra società per discutere al meglio il vostro progetto di Lean Office senza alcun impegno

Business photo created by gpointstudio – www.freepik.com

Lascia un commento