RIORGANIZZAZIONE AZIENDALE, MAPPARE I PROCESSI

Siamo tutti ormai così concentrati sulle tecniche e principi Lean che quando si parla di mappatura di processo, immediatamente pensiamo a strumenti quali la Value Stream Map o il Makigami tipico delle Lean Office. Certamente gli strumenti di mappatura Lean sono fondamentali e potenti per scovare lo spreco in qualsiasi processo, ma sovente presentano dei limiti, specialmente quando vogliamo portare avanti dei progetti di vera e propria “riorganizzazione aziendale”. Anche se questo termina significa tutto e nulla, spesso vogliamo capire quali siano le dinamiche di insieme dei processi, le loro relazioni con i software gestionali ERP, mappare aspetti legati alle competenze delle persone, o analizzare il dettaglio delle attività/operazioni di un processo; ecco quindi che dobbiamo allargare i nostri orizzonti in termini di mappature. In un progetto di riorganizzazione a 360° dell’azienda potrebbero servirci mappature:

• ad alto livello (per capire i collegamenti fra tutti i processi)
• a “tartaruga” (per le dinamiche complessive di un singol.o processo)
• delle competenze che servono all’interno di un processo
• IT (per l’implementazione di moduli ERP o per una digital transformation)
• Etc.

E naturalmente aggiungiamo le già note VSM ed il Makigami. Il filmato YouTube del nostro webinar riassume l’utilizzo di tali strumenti di mappatura.

Partiamo dalla mappatura di alto livello; questa ci serve per capire al meglio le relazioni fra tutti i processi aziendali.

La figura di cui sopra mostra una tipica mappatura dalle quale, come Chiarini & Associati, a volte partiamo per capire le dinamiche dell’insieme dei processi e loro relazioni. Utilizzando il classico approccio per processi ereditato dal mondo TQM individuiamo i processi primari, di business e di supporto. In questo caso, analizzando la situazione in termini di KPIs e performance varie si determina che. oltre alla parte di produzione, occorre mappare i processi di preventivazione, gestione magazzini e controllo in accettazione.

Prima di utilizzare la VSM ed il Makigami per entrare nel dettaglio di tali processi, vogliamo però capirne le dinamiche macro. Ad esempio, se prendiamo il processo dell’accettazione merci e lo mappiamo tramite il diagramma a “tartaruga” otteniamo informazioni utili per una più approfondita successiva mappatura utilizzando il Makigami.

Il diagramma a tartaruga mostra le risorse a disposizione del processo, gli enti coinvolti, le attività principali del processo, nonché i KPIs di misura delle performance. L’output di questo processo deve essere merce controllata, e quindi giudicata conforme, messa nella giusta locazione di magazzino; il tutto rimanendo all’interno dei 100 minuti dal momento del ricevimento del camion del fornitore.

Poiché in questo caso il processo non performava a dovere, con sbagli nell’allocazione a magazzino e tempi di processo alti, i consulenti Chiarini & Associati hanno mappato successivamente il processo nel dettaglio con il noto Makigami, strumento base della Lean Office. La foto sotto riporta, allo scopo, le mappature Makigmai AS-IS e TO-BE del processo di accettazione in versione semplificata per il blog. Nella realtà le mappature risultano molto più articolate e con molte più attività. Si possono notare sotto la parte AS-IS le varie problematiche sulle singole attività ed i miglioramenti suggeriti, dei quali vari legati agli strumenti Industry 4.0. L’ applicazione di questi ultimi ha portato, come si può vedere nel TO-BE, ad una notevole riduzione degli errori e del Lead Time complessivo di processo, portandolo al di sotto dei 100 minuti di target.

Nel caso in cui occorra mappare, invece, le competenze all’interno di un processo, proponiamo una classica Skill Matrix, come quella sotto riportata, che evidenzia i gap fra le competenze richieste e quelle correntemente possedute.

Per confrontarvi con i nostri consulenti al fine di capire come riorganizzare e mappare i processi della vostra azienda potete fare richiesta tramite questo form senza alcun impegno.